GDPR & Personuppgiftspolicy för BRF Engelsmannen 4

Dataskyddsförordningen

Den 25e maj 2018 kommer dataskyddsförordningen, GDPR (General Data Protection Regulation), att ersätta den nu gällande personuppgiftslagen PUL. GDPR kommer att inkludera bostadsrättsföreningar och dess medlemmar.

Bostadsrättsföreningar har laglig grund att föra lägenhetsregister och medlemsförteckning (bostadsrättslagen 9 kap. 8 §, samt lagen om ekonomiska föreningar 3 kap. 6§-8§)

Vi som styrelse vill därför informera medlemmar om vilka personuppgifter vi sparar, varför dessa sparas och hur länge.

Vilka personuppgifter sparar vi?

Upprättade register

Följande fyra register finns upprättade och underhålls av styrelsen i syfte att bedriva bostadsrättsföreningens styrelseverksamhet:

Medlemslista
Lägenhetsförteckning
Förteckning över hyresgäster i vårt garage
Kölista för garaget

Ovan upprättade register lagras i Excel-dokument i Google Drive (för företag). Endast styrelsens medlemmar har tillgång till informationen.

1. Medlemslistan

I medlemslistan lagras och uppdateras följande uppgifter för att möjliggöra administration av medlemsinträden och utträden, underhåll av fastigheten, för distribuering av information, samt övrigt föreningsarbete som till exempel städdagar. Uppgifterna sparas under tiden som respektive medlem är medlem i bostadsrättsföreningen och raderas senast tre månader efter utträde:

Lägenhetsnummer
Adress
Plan
Namn (för- och efternamn)
Telefonnummer
E-mail
Kommentarer (väsentlig information tex om någon bor utomlands eller andrahandsuthyrning) I medlemslistan lagras och uppdateras även väsentlig information som är knuten till lägenheten, dvs inte knuten till enskilda personer. Denna information sparas även efter att medlem flyttar eller begär utträde. Exempel på sådan information är underhålls- och reparationsarbeten såsom utförda låsbyten, och lägenhetsrenoveringar.

2. Lägenhetsförteckning

Lägenhetsförteckningen hanteras primärt av vår ekonomiskaförvaltare, RB Ekonomi. Styrelsen för en kopia av förteckningen och har löpande access till aktuell förteckning från fastighetsförvaltaren i syfte att godkänna och administrera medlemsförändringar samt att genomföra föreningsstämmor.

Uppgifterna sparas av styrelsen under tiden som respektive medlem är medlem i bostadsrättsföreningen och uppdateras inför varje årsstämma, dvs, uppgifterna sparas högst ett år efter utträde. Om fastighetsförvaltaren ändrar i sina system kommer sparad information av styrelsen att ändras på motsvarande sätt. I dagsläget sparas följande information:

Objektsnummer
Medlem (för- och efternamn)
Adress
Postnummer
Ort
Andel i %
Upplåtelseform
Inträde (datum)

3. Förteckning av hyresgäster i vårt garage

För att kunna säkerställa både kommunikation med våra hyresgäster men också för att snabbt kunna agera på fel i garaget så finns det en förteckning över våra hyresgäster.

Namn (för- och efternamn)
Adress
Telefonnummer
E-mail
Tillträdesdatum
Platsnummer
Platstyp
Om du är boende i föreningen eller inte
Hyresnivå
Kommentarer
- Denna information sparas även efter att medlem flyttar eller begär utträde. Exempel på sådan information är underhålls- och reparationsarbeten på själva parkeringsplatsen.

4. Kölista för garaget

För att föreningen ska kunna administrera kölistor för våra olika parkeringstyper i garaget så sparar vi personuppgifter när du anmäler dig till våra garageköer. Om du skulle vilja bli borttagen från vår garagekö är det bara att kontakta styrelsen och då stryker vi de uppgifter vi har om dig. Du förlorar också då din plats i de köer du står i. I den här listan sparar vi;

Namn (för- och efternamn)
Adress
Telefonnummer
E-mail
Datum då du placerade dig i kön.
Önskade platstyper
Om du är boende i föreningen eller inte

Föreningen sparar också mejlkorrespondens som du har med styrelsen och den personliga information som du lämnar ut när du kontaktar oss, oavsett om det är via hemsidan eller direkt till våra styrelseledamöter.

Vilka kan ta del av dina personuppgifter?

Vår ekonomiska förvaltare, RB Ekonomi sköter den ekonomiska förvaltningen och håller därmed de personuppgifter som krävs för den verksamheten. De får ta del av dina personuppgifter i enlighet med det personuppgiftsbiträdesavtal som föreningen tecknat med dem.
Föreningens fastighetsförvaltare, CEMI, får ta del av dina personuppgifter i enlighet med det personuppgiftsbiträdesavtal vi har med dem. Föreningen lämnar dock bara ut dessa när särskilt behov föreligger. Om du har personlig kontakt med vår fastighetsskötare är det deras personuppgiftspolicy som gäller.
Föreningens underleverantör för passersystemet, SafeTeam får ta del av dina personuppgifter i enlighet med det personuppgiftsbiträdesavtal som är tecknat för dem. Det är för att möjliggöra hanteringen av in och utpassering samt tillgång till gemensamma ytor i våra fastigheter.
På föreningens webbplats publiceras namn på styrelsemedlemmar och medlemmar i valberedningen. I föreningen protokoll från årsstämman finns stämmoordförande, styrelse, valberedning, justerare samt de närvarande enligt röstlängden namngivna. I revisionsberättelsen namnges revisor.

På detta sätt ser vi till att inte ha mer information i registren än vad lagen kräver, eller som är nödvändigt för att föreningen ska kunna fullgöra sina skyldigheter.

Vänligen låt oss veta om samtycke till att föra dessa uppgifter inte föreligger. Eller hör av er vid frågor genom att kontakta styrelsen.

Senast uppdaterad 2019-09-03.

Dataskyddsförordning